プライバシーポリシー（令和4年4月1日改定）

私たち公益社団法人 日本アロマ環境協会は、皆さまからお預かりした個人情報の重要性を認識し、その保護の徹底をはかるため、プライバシーポリシーを公開し、これに従うことを宣言いたします。

1. 個人情報の保護に関する方針

私たちは、入会申込書、検定その他の試験申込書、協会が主催する各種イベントの参加申込書などにより、当協会の会員、参加者、利用者など皆さまの氏名、住所、電話番号等の個人情報をお預かりしています。私たちは、個人情報保護法上の「個人情報取扱事業者」として、今後も個人情報保護法関係法令等を遵守するとともに、協会内の体制や内部管理規程等を整備し、個人情報の管理の徹底に努めてまいります。

2. 個人情報の取得および利用目的

私たちは、偽りその他不正の手段により個人情報を取得することは致しません。また、取得した個人情報は、下記の利用目的の範囲内においてのみ記録・保有・利用（以下「利用等」といいます）させていただきます。なお、個人情報を取得する際に、下記以外の利用目的を明示した場合は、その範囲で利用等させていただきます。

• ・お問い合わせ、ご相談への適切な対応のため
• ・検定・資格試験、資格認定等の実施のため
• ・会員認証および会員管理のため
• ・会員サービスの提供のため
• ・案内状等の情報提供のため
• ・アンケート調査実施のため（新サービスの開発や顧客満足度向上施策の検討に利用）
• ・アロマテラピー研究の被験者募集のため

3. 個人情報の第三者への提供

私たちは、ご提供いただいた個人情報の適切な管理に努め、上記利用目的の達成に必要な範囲内においてする業務委託先への提供の場合および次の各号のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示又は提供することはございません。また、個人情報を委託先に提供する場合においては、委託先に対し必要かつ適切な監督を行ってまいります。

• ・本人の同意がある場合
• ・統計的なデータなど本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
• ・法令に基づき開示・提供を求められた場合
• ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• ・国又は地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4. 個人情報の開示・訂正・利用停止等

私たちは、ご本人又はその代理人からの申出により当協会が所有しているご自身の個人情報の開示・訂正・利用停止の申出があった場合は、適切に対処してまいります。また、保有の必要がなくなった個人情報については、速やかに消去又は廃棄いたします。

5.安全管理措置の実施

私たちは、保有する個人情報を適切に管理するため、次の内容について安全管理措置を講じます。

1. (1)基本方針について
   個人情報の適正な取扱い確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
2. (2)個人データの取扱いに係る規律の整備
   「個人情報保護規程」を策定し、取得した個人情報の適正な管理方法を規律しています。
3. (3)組織的安全管理措置　
   個人情報管理責任者が、当協会の個人情報の取り扱いを管理・監督し、その指揮のもと、個人情報管理者が、個人情報保護規程に基づく情報管理を適切に運用しています。
4. (4)人的安全管理措置
   就業規則等に職員等の秘密保持義務に関する事項を定め、関係法令および個人情報保護規程に従った個人情報の取扱いについて、定期的に研修を実施しています。
5. (5)物理的安全管理措置
   持ち運ぶ電子媒体を限定し、かつそのような電子媒体には個人データを保存しない措置を講じています。
6. (6)技術的安全管理措置
   個人データを取り扱うサーバーを特定し、それ以外の端末又は電子媒体への保存その他の処理をしないための措置を講じています。また、サーバー及びコンピューター機器に対して、不正アクセスやコンピューターウィルスへの感染から保護するセキュリティ対策を講じています。
7. (7)外的環境の把握
   外国において個人情報を取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。
8. (8)委託先の監督
   個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当協会が定める委託先選定基準を満たす委託先事業者を選定し、委託契約を締結したうえで委託しています。

6. 個人情報の取扱いに関する窓口

私たちは、個人情報の取扱いに関する苦情、問い合わせの窓口を設置し、苦情等があった場合には適切かつ迅速な対応に努めてまいります。

平成17年9月5日 制定
平成22年7月1日 改定
平成24年4月1日 改定
令和3年9月1日 改定
令和4年4月1日 改定
公益社団法人 日本アロマ環境協会
理事長　熊谷 千津
役員・職員一同